Veja o que é uma OS e as transformações que a IA está trazendo para o documento
A ordem de serviço (OS) é um documento, físico ou digital, que formaliza, organiza e autoriza a execução de uma atividade de manutenção em equipamentos, máquinas, linhas de produção ou instalações. Ela funciona como um registro oficial da demanda, descrevendo o que deve ser feito, por quem, quando e de que forma.
A OS também permite acompanhar a execução da tarefa e vai compor o histórico do ativo. Assim, é um dos instrumentos centrais do planejamento e controle da manutenção, além de assegurar uma gestão da manutenção mais eficiente.
Quais informações uma ordem de serviço de manutenção costuma ter?
Os itens que compõem uma ordem de serviço podem variar conforme a área de aplicação e o objetivo da manutenção. Mas há elementos comuns que costumam compor um modelo básico:
- Número da OS;
- Dados do(a) solicitante;
- Identificação do ativo;
- Data e hora de abertura, execução e conclusão;
- Motivo da abertura da OS;
- Descrição detalhada do problema ou atividade a ser realizada;
- Recursos necessários (peças, insumos, ferramentas, EPIs);
- Tipo de manutenção (corretiva, preventiva, preditiva, inspeção, lubrificação etc.);
- Prioridade e prazo de execução.
- Equipe ou técnico(a) responsável;
Outras informações que também podem constar na OS:
- Custos e valores para a realização do trabalho;
- Instruções de segurança e permissões de trabalho, se aplicável;
- Riscos na operação;
- Relatório de execução e outros documentos associados, com observações técnicas e eventuais peças substituídas;
- Tempo de máquina parada;
- Se foi gerada por uma falha, vínculo com a falha;
- Se foi gerada automaticamente por um plano, vínculo com o plano.
Como a IA pode ajudar na realização de ordens de serviço?
A inteligência artificial já vem transformando diferentes etapas da manutenção industrial, tornando processos mais ágeis e precisos. Com as ordens de serviço (OS), não é diferente. Agora, o desafio está em compreender de que forma aplicar essa tecnologia: quais ferramentas utilizar, com que objetivos e em quais etapas da execução. Para ilustrar esse potencial, reunimos alguns exemplos de como a IA pode apoiar na criação e na realização de ordens de serviço.
União de diferentes formatos de conteúdo
Nem sempre é possível contar apenas com informações estruturadas na manutenção, ou seja, com dados organizados em um formato fixo e padronizado, geralmente armazenados em tabelas, planilhas ou bancos de dados relacionais.
Em algumas situações, a tecnologia pode falhar e o registro precisa ser feito manualmente, seja em um papel, seja em um bloco de notas. Também é comum que dados cheguem de forma não estruturada, como relatórios em PDF, imagens de painéis de máquinas, gravações de voz ou até anotações feitas rapidamente durante uma inspeção. Ou também é comum que informações antigas façam parte e não estejam tão organizadas.
Pensando na dinamicidade do ambiente industrial, soluções como o Futago Duo e o Assistente de Manutenção Futago foram desenvolvidas para atuar nas duas frentes: lidar tanto com dados estruturados quanto com informações desestruturadas, o que traz mais flexibilidade e confiabilidade no processo.
Agilidade na abertura e fechamento de ordens de serviço
Com algumas soluções de IA, em vez de interromper o trabalho para preencher formulários ou digitar em um terminal, o técnico pode, por exemplo, relatar o problema em voz alta. A inteligência artificial interpreta automaticamente esse relato, identifica o ativo correto e registra a falha na ordem de serviço.
Essa praticidade traz um benefício direto: o colaborador consegue abrir ou fechar a OS, mantendo as mãos mais livres para a atividade em andamento, sem necessidade de ficar digitando. Além de agilizar o processo, a função reduz erros de registro, melhora a precisão na comunicação e aumenta a segurança, já que o profissional não precisa alternar constantemente entre a execução da tarefa e a documentação.
Além da voz, a inteligência artificial agiliza o processo de registro ao preencher relatórios de forma automática com base nos dados captados por sensores ou nas fotos tiradas pelo técnico.
Essa automação diminui os riscos de perda de informação, além de padronizar a forma de documentação entre diferentes equipes e enriquecer os registros com dados mais completos e confiáveis. Também economiza tempo e o recurso facilita auditorias, melhora a rastreabilidade das intervenções e contribui para a criação de um histórico sólido de manutenção, essencial para análises futuras e para a tomada de decisão estratégica.
Assistência ao técnico em campo
Durante a execução da ordem de serviço, a inteligência artificial atua como um apoio em tempo real, acessível diretamente em dispositivos móveis como tablets e smartphones.
Com isso, o técnico não precisa interromper o trabalho para buscar informações em documentos impressos ou retornar ao escritório: ele tem à disposição manuais digitais, catálogos de peças, tutoriais que demonstram reparos passo a passo, além de recomendações de segurança ajustadas ao tipo de máquina e ao procedimento em andamento.
Também é possível interagir com assistentes virtuais treinados com base em históricos de manutenção e protocolos técnicos, como o Assistente de Manutenção Futago e a IA nativa do Futago Duo, que responde dúvidas, orienta processos e sugere soluções de acordo com cada situação.
Esse suporte em tempo real permite maior agilidade na resolução de falhas, aumenta a precisão do serviço e contribui para a redução do tempo de máquina parada, o que traz mais eficiência e confiança para o técnico em campo.
Priorização e alocação dos recursos de manutenção
A IA também atua de forma inteligente na priorização e alocação dos recursos de manutenção. Em vez de depender exclusivamente da percepção da equipe, o sistema cruza variáveis críticas como o impacto da falha na produção, o custo de inatividade, a urgência do chamado, a criticidade do ativo e até a disponibilidade da equipe em tempo real. A partir desse cruzamento, consegue classificar automaticamente as ordens de serviço, garantindo que as mais relevantes sejam atendidas primeiro, e ainda sugerir a distribuição das tarefas para os técnicos com maior experiência e conhecimento em cada tipo de problema.
Esse processo integrado de análise e decisão resulta em uso mais eficiente da mão de obra e diminuição do tempo de máquina parada (MTTR).
Análise histórica e melhoria contínua
O grande volume de dados gerado nas ordens de serviço também possibilita outras melhorias. A IA permite que a manutenção deixe de ser apenas uma atividade reativa e operacional para se tornar um processo estratégico, preditivo e orientado por dados. Cada OS passa a ser uma fonte rica de informação, capaz de revelar tendências e insights valiosos para a gestão.
Ao analisar continuamente esse histórico, a IA consegue detectar padrões de falhas recorrentes, mostrando, por exemplo, se determinado componente apresenta defeito em intervalos semelhantes ou se uma máquina específica concentra a maior parte dos chamados. Esse tipo de informação permite antecipar problemas antes que eles se tornem críticos, apoiando estratégias de manutenção preventiva e preditiva.
A IA também ajuda a identificar equipamentos com maior índice de paradas, cruzando dados de tempo médio entre falhas (MTBF) e tempo médio de reparo (MTTR). Assim, gestores podem avaliar se vale a pena intensificar a manutenção preventiva, revisar procedimentos de operação ou até considerar a substituição do ativo.
Outro ponto importante é a capacidade de mapear gargalos na execução das tarefas, como atrasos frequentes em etapas específicas, falta de peças no momento da intervenção ou sobrecarga de determinados técnicos. Essas informações orientam ajustes no planejamento, na logística de materiais e na distribuição da carga de trabalho, aumentando a eficiência do time de manutenção.
Além disso, a IA consegue apontar oportunidades concretas de melhoria, como revisar procedimentos que geram retrabalho, investir em treinamentos direcionados para as falhas mais comuns ou redefinir prioridades na manutenção de ativos críticos para a produção.
Experimente o Futago Duo e o Assistente de Manutenção Futago
Pensando nos desafios únicos do ambiente industrial e nos ganhos que a voz pode trazer, a Futago desenvolveu soluções específicas para tornar a manutenção mais ágil e eficiente. O Assistente de Manutenção Futago, criado especialmente para o setor, é treinado com os próprios manuais, históricos e procedimentos dos ativos de cada empresa, garantindo recomendações alinhadas à realidade do cliente.
Além de comandos de voz, a plataforma permite interações por texto e imagem, oferecendo uma experiência realmente multimodal. Assim, um profissional pode, por exemplo, mostrar uma peça danificada pela câmera, descrever o problema em voz alta e receber, em poucos segundos, instruções detalhadas sobre o reparo.
O Assistente também pode ser integrado ao Futago Duo, ampliando as possibilidades de automação e colaboração entre equipes. A tecnologia traz uma interface que centraliza as informações da sua manutenção, permitindo trabalhar dados estruturados e desestruturados e trazendo um panorama mais completo da sua gestão de ativos. Nela, é possível abrir, registrar e controlar cada ordem de serviço aberta e saber qual é a prioridade de cada trabalhador.
