Descubra como organizar seu estoque de peças de reposição, reduzir duplicidades e aumentar a eficiência da manutenção industrial
A gestão de peças de reposição é um dos gargalos da manutenção industrial. Esse deveria ser um processo simples: identificar, registrar, armazenar e repor. Porém, quem vive o dia a dia na rotina da manutenção sabe que esse processo pode ser bem mais complexo e um dos desafios é a falta de uniformidade entre os fabricantes.
Como não existe um padrão universal que assegure que uma peça é exatamente a mesma de outro fornecedor, uma mesma peça pode ser encontrada em equipamentos diferentes, com formatos, dimensões e função praticamente idênticos, mas com nomes, códigos e catálogos distintos.
As consequências da falta de uniformidade na gestão de peças de reposição
Essas diferenças podem criar uma série de problemas operacionais e estratégicos. O estoque pode ter duplicidade de itens, registrados com descrições diferentes. Além disso, peças iguais ocupam espaços diferentes no almoxarifado e, em situações de emergência, técnicos e compradores podem ter dificuldade para encontrar o componente correto, gerando atrasos, paradas prolongadas e até compras desnecessárias.
A comunicação entre as equipes também é impactada. Um mesmo item pode ser chamado por diferentes nomes entre os setores da empresa, como na manutenção, no estoque e no setor de compras. Essa falta de alinhamento gera ruído, dificulta a análise de dados e compromete a tomada de decisão baseada em informações confiáveis.
Outro ponto é a dependência dos catálogos dos fabricantes. Muitas vezes, as informações estão desatualizadas, incompletas ou disponíveis apenas em formatos que não se integram facilmente com sistemas de gestão, o que torna a identificação da peça uma tarefa manual, demorada e sujeita a erros humanos.
Como lidar com a falta de uniformidade na gestão de peças de reposição
Uma forma de começar a organizar a falta de uniformidade é revisar os cadastros existentes, eliminar duplicidades evidentes e criar um padrão interno mínimo para a descrição de peças. Definir critérios básicos como: nome técnico, função, aplicação, equipamento associado e fabricante já ajuda a reduzir parte dos ruídos. Mesmo sem ferramentas avançadas, essa padronização interna já traz mais clareza para os envolvidos no processo.
Para facilitar ainda mais o cotidiano, a tecnologia também pode atuar como uma aliada nesse processo. Hoje, já existem tecnologias mais acessíveis que não necessitam de investimentos imensos e que possibilitam reunir e cruzar informações técnicas, imagens, histórico de utilização e registros anteriores para identificar quando diferentes descrições se referem, na prática, à mesma peça, o que ajuda a diminuir ambiguidades, evitar erros no cadastro e tornar a busca por componentes mais rápida, segura e precisa.
O Assistente de Manutenção Futago é uma solução de inteligência artificial treinada a partir de manuais, procedimentos e histórico de manutenção dos seus próprios ativos para oferecer respostas assertivas sobre dúvidas de técnicos em campo, melhoria de rotas de manutenção e suporte à análise de falhas. Ele é capaz também de analisar os dados e ajudar a compreender se as peças de fornecedores diferentes são ou não iguais.
Com base nos padrões mais utilizados na própria planta e em referências técnicas, o Assistente de Manutenção também pode sugerir um modelo de descrição para cada tipo de peça, facilitando a criação de um padrão interno consistente.
Outra possibilidade, com base em extensões funcionais construídas sob medida para cada cliente, é conectar agentes especialistas no sistema de estoque de peças usado pelo cliente. Nesse cenário, com o uso de agentes de inteligência artificial especializados, a busca por peças no estoque muda bastante. O técnico ou comprador não precisa saber o nome exato da peça. Ele pode descrever a função, o local onde está instalada ou até anexar uma imagem, e o assistente retorna possíveis correspondências dentro dos arquivos no seu grafo de conhecimento ou registros no sistema de estoque do cliente.
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Além do Assistente de Manutenção, o Futago Duo é uma plataforma de CMMS com IA nativa que integra dados de manutenção e estoque para ajudar a lidar com a falta de uniformidade na gestão de peças de reposição. Ele atua em diferentes frentes para tornar o processo mais organizado, rápido e confiável.
De maneira análoga ao que foi descrito para o Assistente de Manutenção, o Futago Duo pode ser estendido para cruzar informações de diferentes catálogos e fornecedores, identificando peças equivalentes mesmo quando os nomes, os códigos ou as descrições são diferentes. A ferramenta também ajuda a padronizar os cadastros internos, sugerindo nomenclaturas consistentes e categorizando as peças de acordo com função, equipamento associado e fabricante. Com isso, as equipes passam a falar a mesma “linguagem”, diminuindo erros e retrabalho.
O Futago Duo também apoia a tomada de decisão, mostrando quais peças estão em uso, quais foram usadas em ordens de serviço de diferentes ativos e quais precisam ser repostas com mais urgência. Essa visão integrada reduz compras desnecessárias e aumenta a confiabilidade dos ativos.
Hoje, lidar com a falta de uniformidade na gestão de peças de reposição influencia a produtividade, redução de custos e competitividade no mercado. Cada medida feita para aumentar a padronização ajuda a reduzir as duplicidades no estoque, melhorar a organização do almoxarifado e tornar a busca por componentes mais rápida e precisa. Assim, o tempo de resposta da manutenção diminui e o desperdício de recursos também.
